בסוף השבוע האחרון היינו צריכים לארח משלחת סינית בישראל. משלחת שפנתה אלינו (מיוזמתה) ובקשה שנארגן לה את הפן התיירותי לסוף השבוע,לאחר כמה ימים של פגישות עסקיות עם חברה ישראלית.
הכל נתפר ונסגר מראש אך בדיקה של תחזית מזג האוויר הבהירה לנו שמתקרבת סערה חורפית (כן הסערה החורפית האחרונה)
מה עושים?
עוד בעודם בסין, הרמנו טלפון לנציג המשלחת הסינית והודענו להם שאנו ממליצים לבטל את הטיולים שתוכננו לסוף השבוע ולהישאר במלון. במילים אחרות, כל מה שסגרנו עבורם, כל הלוגיסטיקה,הטיולים שתוכננו, הארוחות שנלוות לטיולים, הסעות, מדריך טיולים דובר סינית שהוזמן וכו' כל העבודה שבצענו עכשיו צריכה להתבטל.הפסד כספי של אלפי דולרים כשמודבר במשלחת סינית גדולה.
רגע, בעצם מדוע לבטל? האם זה תפקידנו להתבונן בתחזית ולהזהיר את הלקוח שעומדים לרדת גשמים חזקים?
כשמדובר באירוח משלחות מסין כן! בהחלט!
משלחת סינית המגיעה לישראל מצפה לדעת כל נתון שעשוי להשפיע על שהותם. סינים מצפים לדעת אם יש סיכוי לתקלות בדרך ושאתה תזהיר אותם. ואם אתם מרימים גבה בפליאה דעו שסיני מאמין שאתה צריך לדעת שאתה לוקח אותו לכביש בו יש פקקים ולהימנע מכך או לפחות לצפות זאת ולהזהירו מראש. וזה בעיקרון הגרעין העומד מאחורי האתגר של אירוח משלחות מסין וליווי סינים בארץ – דקויות כאלו עושות את ההבדל בין שירות של אירוח משלחות מסין לטוב או רע,על הבדלי מנטליות כאלו קמות ונופלות עסקאות עם סינים. אירוח סינים בארץ זה לא רק לספק שירותים תיירותיים ועסקיים "קלאסיים" ברמה פרפקציוניסטית אלא היכולת להבין את רגישותם של האורחים הסינים.
אז למרות שהכל היה מוכן וסגור לקראת בואה של המשלחת הסינית לישראל וכבר היו תכניות סגורות של טיולים ,מדריך דובר סינית, מתורגמן וכו' הבהרנו ללקוחות הסינים שצפוי מזג אויר שיגרום להם לא למצות היטב את הטיולים.
לבטל תוכניות של אירוח סינים בארץ זה כאב ראש לא קטן אך האתגר הוא להציג את השינוי לצד הסיני , הסיני שמצפה לקצת פלאז'ר בישראל ולא מבין על מה הרעש הגדול.
אז הצגנו להם את השינוי בדרך בה אנו יודעים לדבר עם סינים (אפילו הומור נכנס כאן במידה הנכונה). גרמנו להם להעריך את האכפתיות מהנאתם המלאה. במילים אחרות הראנו להם שאנו מבינים מה חשוב להם ואת מאמצנו לא לאכזב אותם. מניסיוננו עם אירוח משלחות מחו"ל בכלל ועם אירוח משלחות מסין במקרה זה, המידע המדויק והאכפתי, היכולת לוותר על עסקה מבחינתנו ולא לספק שירותים תיירותיים בעיתוי הלא נכון, קנו לנו עוד לקוחות נאמנים ,הן בקרב המשלחת הסינית והן מצד החברה הישראלית שניהלה איתם פגישות והיתה מעורבת בתהליך