אחת המכשלות הכי גדולות של חברות ישראליות המארחות משלחות מסין היא הנחת היסוד שלארח משלחת מסין דומה לארוח אנשי עסקים ממדינות אחרות ובכללם מארה"ב. האם לארח סינים זה מורכב יותר? -בהרבה!
האם זה אומר שכדאי לעשות את הלוגיסטיקה של אירוח אורחים מסין על ידי מזכירת החברה ובהזמנה של כל השירותים בעצמכם?
אירוח משלחות מסין – לא עסק לטיפול המזכירה
חברות רבות בארץ הרגילות לארח אנשי עסקים שמגיעים לפגישות עסקיות נוהגים להטיל את הטיפול הלוגיסטי של האירוח בידי המזכירה או המנהלת האדמיניסטרטיבית, לעיתים בשיתוף עם סוכן נסיעות כלשהו. כשמדובר באירוח אנשי עסקים מסין מומלץ להתייחס בכובד ראש אחר לאופרציה הזאת – אירוח משלחת מסין זה לא רק לסגור מלון, לסגור מסעדה ,מתורגמן סינית ולוודא שיש רכב. אירוח אנשי עסקים מסין זה לדאוג לכל הפרטים ברזולוציות הקטנות שאורחים ממדינות אחרות לא מקפידים אליהם כפי שהסינים נוהגים.
זה לדאוג למשל שהלקוח הסיני בוחר במלון הנכון עבורו ולנהל איתו סוג של "משא ומתן" אם הוא בחר מלון לא מתאים ולא משתכנע מדוע לרדת מהחלטתו. זה לקחת בחשבון שהוא עשוי לשנות הרבה מאוד דברים בדרך ,למשל להודיע פתאום ש 20% מהאורחים לא יגיעו בסוף (לך תשנה הזמנת מלונות שהתבססה על כמות משתתפים מבלי להעלות מחיר פר חדר), לשריין גורמי תיירות מתאימים ,לסנכרן ביניהם, לדאוג שהאורחים מגיעים לארץ ועוברים בנתב"ג עם ליווי וללא בעיות, שהרכב אכן מחכה להם בזמן, שאין פקקים בדרך ואם יש צריך ליידע אותם על עיכוב, שהנהג שם מזגן, שבקבוק מים קרים מחכה כפי שהובטח להם, שהם מקבלים את קבלת הפנים הטקסית שהם מצפים לה במלון, שהחדרים מציידים לפי טעמם, שהארוחות מתאימות לחייך הסיני גם אם הם התקציב שלהם זול, שהמדריך מגיע בבקר בדיוק בשעה שרשום להם בלו"ז וכדומה.
הטקסיות, העמידה בלוחות הזמנים, הקונסיסטנטיות לסטנדרט שהיו רגילים לו בביקורם הקודם (לזכור בדיוק מה עשו בביקור הקודם כדי שיקבלו זאת גם הפעם),, הסנכרון בין נותני השירותים ללא שום עיכוב, ההנגשה של תקשורת טובה איתם ללא תשובות "ישראליות" שאצלם לא מתקבלות וכו'. כל אלו הם רק מקצת מההתמודדויות שאין לחברה ישראלית את הפריבילגיה להנחית את הטיפול הזה על העובדים שעסוקים בצד העסקי. הקטנות הללו הן שיכולות לעשות את הביקור העסקי של משלחת סינית למוצלח או להפיל עסקה.
כמנהל חברה ישראלית המארח משלחת מסין, אתה עושה כל כך הרבה מאמצים במישור העסקי על מנת להציע להם הצעה אטרקטיבית ומותאמת לקוח .התעסקות עם בלתי צפויים, עניינים טקסיים ושירותי תיירות ישראליים שטוענים שהם מתאימים לסינים אך בפועל אינם עומדים בסטנדרטים שלהם, הם חיסכון זניח.