אורחים רבים מגיעים לישראל מדי שנה במסגרת משלחות עסקיות שונות. חלקן מגיעות לפרק זמן מצומצם ולביקור ממוקד וקצר יחסית בעוד אחרות מגיעות לכמה ימים או שבועות במטרה לעבוד כאן מול המאחרים באופן נינוח, וגם להספיק ליהנות מישראל ולטייל בה.
בשני המקרים אירוח המשלחת אינו עניין של מה בכך – ישנם לא מעט עניינים לוגיסטיים לדאוג להם, ואירוח משלחות מחו"ל הנעשה באופן מקצועי משאיר לאורחים העסקיים חוויה של מקצועיות ופותח דלתות לעסקים טובים.
בהתאם, גם רמת ההצלחה של שיתוף הפעולה בין המשלחת לחו"ל והארגון אותו היא מייצגת לבין הגורם המארח כאן בישראל תלויה לא מעט ברושם הכללי הנוצר בקרב חברי המשלחת, ולכן גם באופן ותנאי האירוח. למה חשוב במיוחד לדאוג בכל הנוגע ללינה ואירוח משלחות מחו"ל וכיצד מומלץ לעשות זאת?
אירוח איכותי ונוח כבסיס לביקור מוצלח
נתחיל עם הפן הלוגיסטי הבסיסי – אירוח מוצלח של משלחת מחו"ל מצריך תכנון מוקפד ומקצועי של כל הפרטים הקטנים, והדגש הוא על הפרטים הקטנים – החל ממיקום המלון ורמתו ועד לשירותי הסעות איכותיים ומקצועיים, מסוג הארוחות המוגשות לחברי המשלחת ועד למענה לבעיות בלתי צפויות הנוצרות במהלך הביקור .
כשמדובר באירוח של קבוצה שבאה עם "כובע" עסקי הציפיות הן לסטנדרטים בלתי מתפשרים .ישנם לא מעט פרטים טכניים קטנים וגדולים אשר הדאגה להם מבעוד מועד היא שעושה את ההבדל האמיתי בין ביקור נינוח ומוצלח לבין ביקור מקרטע ומעייף.
יש לקחת חשבון שכשמדובר באירוח משלחת מחו"ל קורה לא מעט שההחלטות על בואה של המשלחת קורה ברגע האחרון
מומלץ כמובן להשאיר את כלל הארגון הלוגיסטי של אירוח המשלחת, הכולל סידורי לינה, הסעות, ארוחות וכו', בידיים מקצועיות המתמחות בדיוק בתחום זה. כאשר גורם מקצועי אחד מרכז את מרבית הנושאים הרלוונטיים לאירוח מלא ואיכותי, מתקבל סינכרון בין כל נותני השירותים ושינוי הקורה אצל אחד מהם מתעדכן ומתואם עם כולם כך שהאורחים מחו"ל כמעט לא מרגישים טלטלה.
לארח בצורה מקצועית גם מעבר ללוגיסטיקה
גם מעבר לצרכים הלוגיסטיים הכרוכים באירוח משלחות מחו"ל, קיימים תחומים נוספים הנכללים בביקוריהן של משלחות רבות, ותחומים אלו מהווים הזדמנות נוספת להרשים את האורחים ולהעניק להם חוויית ביקור טובה ובלתי נשכחת.
למשל, אחת הדרכים העיקריות לעשות זאת היא להציע לאורחים טיולים מודרכים בארץ אשר מועברים בשפה זרה על ידי מדריך מנוסה. ניתן למצוא כמובן הדרכה מקצועית באנגלית, אך גם בשפות נוספות, דוגמת סינית (אפשרות פופולארית שכן משלחות עסקיות רבות מגיעות לישראל מסין ומהמזרח הרחוק). טיול מאורגן ומקצועי המועבר לאורחים בשפת האם שלהם הוא דוגמה אחת לאופן בו ניתן להרחיב את האירוח של משלחות מחו"ל אל מעבר לצרכים הלוגיסטיים הבסיסיים והחשובים, ולהציע להם חוויה כוללת, רחבה, עשירה ונעימה.