אירוח משלחות מחו"ל – לשדר מקצוענות

הניהול הטכני והלוגיסטי של אירוח משלחות מחו"ל יכול לעשות הבדל עצום, הן ברושם הכללי המתקבל בקרב האורחים אודות הארגון המארח אותם והן בסיכויים הממשיים של אותו ביקור להצליח. חשיבה על הפרטים הקטנים, הקפדה ודיוק ב"קריאת המפה" ישקפו את המקצועיות שאותה אתם טורחים לשדר.

ביקורים עסקיים רבים נערכים סביב מטרה מסוימת וחשובה, דוגמת חתימה על הסכמים, יצירת שיתופי פעולה וכו'. לכן, הגדלת סיכויי ההצלחה של ביקור עסקי שכזה עומדת לרוב בראש סדר העדיפויות של החברה המארחת.  

ההצעה העסקית צריכה להיות עם ערך מוסף, המחירים צריכים להיות אטרקטיביים, יש להקפיד על לוחות זמנים ושירות וכמובן על רושם טוב ואווירה מאפשרת.

סגירת קצוות והקפדה צריכים לבוא לידי ביטוי גם בפן של האירוח וקבלת הפנים לנציגים המגיעים אליכם מחו"ל ,אותה גישה של מקצועיות, מקצוענות וחשיבה על צרכיהם תשיג את התוצאות הרצויות.

להלן מספר נקודות מרכזיות שחשוב לקחת בחשבון על מנת להביא למקסימום את סיכויי ההצלחה של ביקור עסקי, ולדאוג לסידורי אירוח איכותיים ומתאימים עבור אנשי העסקים שאנחנו מארחים –

שירותי תרגום מקצועיים – כאשר מארחים אנשי עסקים אשר מגיעים ממדינות שאינן דוברות אנגלית, ובמיוחד כאשר מדובר באנשי עסקים מהמזרח הרחוק (סין, יפן, קוריאה וכד'), חשוב לדאוג מבעוד מועד למתורגמן מקצועי. אנשי עסקים רבים אכן דוברים אנגלית, אך פעמים רבות האנגלית שבפיהם אינה טובה מספיק. על מנת שנושא השפה לא ייצור מחסום אשר יקשה על התנהלות הביקור, יהפוך אותו לפחות נינוח וייצור בעיות תקשורת של ממש, חשוב לדאוג למתורגמן מקצועי, אשר מתמחה בביקורים עסקיים. לא מדובר כאן רק ברושם טוב על האורחים, אלא בצורך פונקציונאלי ממשי

אירוח משלחות מחו"ל ,ההסעות – אחד המקומות בהם צפויים האורחים שלנו לשהות, לפחות לאורך חלק מזמן ביקורם בארץ, הוא בדרכים. משדה התעופה למלון, מהמלון לפגישות העסקיות וכו'. חשוב  שיהיה להם נוח ונעים ,חשוב להקפיד כלי רכב המותאמים לדרג הנוסעים וכמובן אוטובוסים באיכות גבוהה. לא כל אוטובוס המסיע נוער ותלמידים יתאים לנוסעים עסקיים. רכבים מרווחים עם מזגן חזק (חשוב וכמעט קריטי בחודשי הקיץ בישראל…), נהגים מקצועיים ו"פינוקים" והטבות בסיסיות, דוגמת בקבוקי מים מינראליים,  wi – fi וכו'

טיולים וסיורים בארץ – על סמך תיאום מוקדם משלחות מחו"ל מצפות לטייל בארץ במהלך שהותם בנסיעה העסקית. טיול בירושלים, ים המלח, מצדה הם רק מקצת מאתרי החובה שאנשי עסקים מחו"ל מרגישים צורך לבקר בהם.. לימי הטיולים והסיורים האלו חשוב לשכור מדריך טיולים מקצועי ,דובר שפת האורחים המנוסה באירוח אנשי עסקים מחו"ל.

ולסיכום – כחלק מהגישה המקצועית שלכם כחברה מארחת, הדואגת למוצר אטרקטיבי, עמידה בלוחות זמנים ובניית מערכת יחסים טובה מול הלקוח בחו"ל , על תקלו ראש בחוליה הנוספת של האירוח בארץ, גם זה צריך להיעשות בצורה מקצוענית ועם חברה המתמחה בתיירות עסקית.