על משלחת בכירה ושלוש חברות מארחות

בסוף השבוע האחרון ליווינו משלחת מסין שונה ומיוחדת ,כזו שהזכירה לנו כמה ערך מוסף בכוחנו להעניק ללקוחותינו , מעבר למעטפת השירותים התיירותיים הסטנדרטית.

איך זה התחיל

לפני מספר שבועות פנתה אלינו חברת אל על והודיעה על משלחת קרבה שעלינו להיערך אליה. זו בקשה שגרתית מלקוחה ותיקה.

בהמשך קיבלנו פניה לקבלת שירות לאירוח משלחת מסין מחברת קונקורדיה טכנולוגיות . קצת נתונים ומהר מאוד הבנו שמדובר באותם אורחים מסין ובאותו תאריך הגעה לארץ.

כאן הצטרפה גם חברת התעופה הסינית היינאן העולמית שהודיעה לנציגות בישראל להערך לאותה משלחת ממש.

במילים אחרות קיבלנו פניה משלושה לקוחות שונים לקבלת שירותי תיירות עסקית בעבור אותה משלחת.

כמובן שלכל אחת מהחברות מערכת שיקולים משלה , תקצוב אחר והן אינן יודעות אחת מהשניה אך יודעות שהאורחים מגיעים לא רק אליהם .

על המשלחת הסינית

מדובר היה במשלחת מכובדת מאוד של 6 אישים שבראשם  ראש רשות שדה התעופה האזרחי בסין שהוא במעמד סגן שר עוד 5  אישים בכירים.

החשיבות האסטרטגית של משלחת זו הביאה את חברת האם של קונקורדיה להטיס  לארץ את מנהל השיווק העולמי ואת יו"ר הדירקטוריון מההנהלה בסין כדי להתלוות לביקור המשלחת. גם מחברת אל על ומחברת התעופה היינאן  הצטרפו אנשי מפתח בדרגות בכירות מאוד וליוו אותם לאורך כל שהותם.

כמובן שגם מנכ"ל חברת גולד מר בן גולדברג ליווה את המשלחת מרגע הנחיתה ועד ההמראה חזרה לסין.

הפרד ומשול או שיתוף גדול

בפנינו עמדה השאלה איך ניגשים לטפל בסיטואציה כזאת – האם להתנהל מול כל לקוח  מארח בנפרד? , איך מחלקים את ההוצאות , את זמן המפגש עם אותם אורחים ואיך מספקים רמת שירותים גבוהה אך אחידה. היתה בידינו אחריות גדולה – לקחת סיטואציה שמראש מלאה ניגודי אינטרסים, לחץ וחשדנות ולטפל בכל לקוח באופן שלא יפגע באחרים.

נדגיש כי לחברות האם בסין היה אינטרס עצום באירוח מפואר של אותם אורחים .נתון זה כשלעצמו הכניס את הנציגויות של אותן חברות בישראל למתח ודריכות גבוהה.

בשונה מרוב הביקורים של משלחות בארץ שבהם מגיעים בעיקר לפגישות עסקיות ואז אפשר איכשהו לחלק את זמני הפגישות בין שלוש החברות, הביקור הנוכחי כלל טיולים בלבד  ושהות קצרה בת 3 ימים .

כדי שהאורחים הנכבדים יהיו מרוצים (זו היתה מטרת העל של כולם) היה ברור לנו שהכי חשוב לספק להם  חוויה אחידה , קוהרנטית וזורמת .

חלק מסגנון העבודה שלנו הוא להכיר אישית של לקוחותינו . מהיכרותנו את האנשים  קיבלנו החלטה לפעול בשקיפות מלאה ופעלנו לאיחוד כוחות בין כל החברות . התוצאה – כל חברה נשאה באופן מאוזן בעלויות , כל צד קיבל זמן איכות שווה מול האורחים הנכבדים והאווירה הכללית הייתה מכובדת ומפרגנת .

קצת גאווה אישית

מדי פעם אנו מנסים להגדיר את סל השירותים שלנו כחברת תיירות עסקית . כשלקוח חדש פונה אלינו הוא עשוי לבקש שירותי תיירות עסקיים כמו בתי מלון, מדריך טיולים, הסעות, מתורגמן וכדומה.

בפועל לקוחותינו הנאמנים יוכלו להעיד שאירוח משלחת מחו"ל מערב  הרבה מעבר לשירותים נקודתיים . נדרשת הרבה גמישות מבחינת נותני השירותים  שכן למנכ"לים יכול להתחשק פתאום לנסוע לאילת שתכננו בכלל טיול לירושלים או תואמה מסעדת גורמה ושורינו מקומות ותפריט בפתאום יגידו המנכלים שנמאס להם מאוכל מערבי וכרגע הם רוצים אוכל סיני כמו שהם רגילים.

נדרשים סטנדרטים גבוהים ביותר של מתן שירות וסנכרון מדויק. כאשר הכל זורם כשורה קשה להבין כמה תקלות נמנעו בדרך. מסיבה זו אנו עושים הרבה שיעורי בית טרם מתן השירות ומבינים את התמונה העסקית הרחבה.

כך בכל המשלחות שאנו מלווים וכך גם במשלחת הנוכחית – הבנו את השיקולים של כל חברה וחברה באירוח הסינים והובלנו לכך שהם השיגו את מלוא האפקטיביות מהביקור.